Een goede administratie is voor elke werkgever van groot belang. Tijdige en correcte salarisbetalingen vragen om een goed georganiseerde personeels- en salarisadministratie. Werknemers willen tijdig en correct hun salaris betaald krijgen. Binnen dat traject spelen vele wettelijke verplichtingen. Dit vereist een goed ingerichte salarisadministratie: zo eenvoudig en efficiënt mogelijk, zonder fouten, duidelijk en overzichtelijk, tijdig en conform de geldende regelgevingen.
Hieronder staat een nadere toelichting en uitwerking op een aantal onderwerpen die te maken hebben met de salarisadministratie:
Salarisadministratie, inrichting en processen
Een goede administratie is van groot belang. Tijdige en correcte salarisbetalingen vragen om een goed georganiseerde personeels- en salarisadministratie. Werknemers willen tijdig en correct hun salaris betaald krijgen, daar hebben ze ook recht op. Binnen dat traject spelen er vele wettelijke verplichtingen voor de werkgever. Dit vraagt om een goed ingerichte salarisadministratie: eenvoudig, efficiënt, foutloos, duidelijk en overzichtelijk, tijdig en conform de geldende regelgeving.
Kasis is bekend met de diversiteit aan regelgeving. Wij kunnen u ondersteunen bij een correcte en doelmatige inrichting van de Personeels- en Salarisadministratie. Daarbij leggen we het accent dan op:
- een duidelijke en juiste vertaling van de arbeidsvoorwaardelijke wet- en regelgeving;
- de eisen en wensen van de salarisverwerkingen;
- de relevante processen en bevoegdheden binnen de organisatie en de bijbehorende documenten en formulieren;
- efficiënte processen en werkwijzen, eventueel ondersteund door self-servicesystemen;
- helder overzicht en rapportages gericht op controles en verdere besluitvorming;
- rapportages ten behoeve van noodzakelijke of gewenste vervolgstappen, zoals de in- of externe meldingen, het verkrijgen van subsidies en kortingen.
Kasis kan uw gehele personeels- en salarisadministratie en de relevante processen samen met u kritisch doornemen om inzicht te krijgen in de mogelijke hiaten en verbeterpunten.
Kasis kan u ook helpen in geval van een tijdelijke behoefte aan expertise of ondersteuning, in reguliere uitvoering of in projecten.
Belang juiste administratie
Een volledige en correcte salarisadministratie is voor uw bedrijf of organisatie van groot belang: voor inzicht en overzicht, voor het optimaal benutten van de financiële mogelijkheden, voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Met een juiste administratie:
- heeft u een belangrijke informatiebron die de basis is voor het maken van de juiste keuzes en het nemen van belangrijke beslissingen voor uw onderneming of organisatie;
- heeft u op elk moment de gewenste controle en een up to date overzicht;
- voldoet u aan de verplichte wet- en regelgeving;
- is het gemakkelijker om een periodieke salarisbetaling aan te sturen;
- werkt u met efficiënte en transparante processen;
- voorkomt u ongewenste juridische, fiscale of financiële verrassingen;
- weet u dat u, aan bijvoorbeeld subsidies of premiekortingen, 'niets laat liggen'.
Kasis is bekend met de diversiteit aan regelgeving en de wijzigingen daarin. Kasis kan:
- uw gehele personeels- en salarisadministratie en de relevante processen samen met u kritisch doornemen om inzicht te krijgen in de mogelijke hiaten en verbeterpunten;
- u ondersteunen bij een correcte en doelmatige inrichting van de Personeels- en Salarisadministratie;
- u helpen bij het opzetten en onderhouden van een passende inrichting van de administratie en er voor zorgen dat alle relevante processen rondom die administratie optimaal op elkaar zijn afgestemd;
- de volledige uitvoering van de werkzaamheden van de Personeels- en Salarisadministraties gaan verzorgen of laten verzorgen;
- kan u ook helpen in geval van een tijdelijke behoefte aan expertise of ondersteuning, in reguliere uitvoering of in projecten;
- samen met u streven naar: optimale flexibiliteit, eenvoud en efficiency, zekerheid van continuïteit en transparantie.
Salarisverwerking
De fiscale en sociale verzekeringswetgeving, aangevuld met de eventueel geldende CAO- en arbeidsrechtelijke zaken, maken de salarisverwerking, samen met andere bedrijfsprocessen, tot een vak apart. Dat stelt een aantal bijzondere eisen aan dit proces:
- U en uw werknemers willen kunnen vertrouwen op een foutloze salarisafrekening en een tijdige betaling. De juistheid van de loonbetaling en optimaal ingerichte werkprocessen zijn belangrijke pijlers voor het algehele vertrouwen, de motivatie en de loyaliteit van uw medewerkers.
- De fiscale voorschriften en de veranderingen op het gebied van belasting- en sociale zekerheidswetgeving moeten op de voet worden gevolgd en juist en tijdig worden toegepast.
- Een betrouwbare kwaliteit en een garantie op continuïteit. Niet zelden ligt de uitvoering van de salarisadministratie in handen van slechts één of enkele personen. Uitstroom en ziekte vormen dan een belangrijke bedreiging voor de continuïteit van de loonbetaling.
- Deskundigheid om de materie te kunnen toepassen en ook te kunnen uitleggen.
Kasis kan u helpen, met advies, begeleiding, ondersteuning en opleiding. Wij beschikken over een ruime ervaring op dit vlak en zijn graag bereid dit met u te delen.
Een goede salarisverwerking moet voor de werkgever periodiek resulteren in:
- een set correcte loonstroken;
- het overzicht van de te betalen netto lonen;
- de loonjournaalpost ten behoeve van de financiële administratie;
- het overzicht voor de aangifte en afdracht loonheffingen;
- een overzicht van de door te geven mutaties aan het pensioenfonds;
- een overzicht zodat u weet dat u aan bijvoorbeeld subsidies of premiekortingen 'niets laat liggen'.
Correcte en tijdige salarisbetalingen zijn afhankelijk van duidelijke processen. Het is uw taak om deze processen op een juiste manier in te richten. Dat vraagt aan de werkgever een juiste afweging van een aantal punten:
- Is er de kennis en capaciteit om het zelf of door eigen medewerkers te laten verzorgen?
- Hoe is er zekerheid te verkrijgen voor het tijdig onderkennen en toepassen van de wijzigingen in de wettelijke regelgeving?
- Is het wenselijk om de salarisverwerking aan te laten sluiten bij of een onderdeel te laten zijn in een keten van systemen (systeemintegratie)?
- Op welke wijze combineert u in dit proces een optimale flexibiliteit met kwaliteit, efficiency en continuïteit?
- Hoe kan een maximale integratie met andere systemen gerealiseerd worden (bijvoorbeeld een koppeling met Microsoft Office, met de financiële administratie, met een urenverantwoording en eventuele personeelsinformatiesystemen)?
Kasis kan u helpen bij die inrichting.
Kasis kan u tevens helpen, met advies, begeleiding, ondersteuning en opleiding.
- Wij beschikken over een ruime ervaring op dit gebied en zijn graag bereid die met u te delen. U heeft baat bij een eenvoudige administratie en beheersing van uw HR-processen.
- Wij kunnen er voor u zijn op het moment dat u kampt met een tijdelijke onderbezetting of behoefte heeft aan aanvullende opleidingen.
- Wij kunnen u helpen bij het maken van de moeilijke keuze op welke wijze u de salarisadministratie het beste kunt uitvoeren: zelf, gedeeltelijk uitbesteden of geheel uitbesteden.
Uitvoering van de salarisadministratie
Het is voor u belangrijk om de juiste overwegingen en afwegingen te maken voor het uitvoeren van de salarisadministratie. Welk systeem, en op welke wijze? Zijn er bijvoorbeeld voordelen te realiseren door systemen aan elkaar te koppelen? Aan elke methode hangt een eigen kostenplaatje en een deskundigheidsvraag.
Bij het zelf uitvoeren van de personeels- en salarisadministratie geeft u zelf uw personeels- en periodemutaties in. Routinematig werk, zoals het genereren van de loonstroken en betaallijsten doet u zelf. Het (periodieke) inrichtingswerk doet u zelf of met ondersteuning. Het zelf uitvoeren van de salarisverwerking betekent niet dat u zelf perse moet investeren in hard- en software. De systemen kunnen ook online beschikbaar gesteld worden via een hostingomgeving. Een simpele maar beveiligde toegang tot het internet is dan voldoende. De inrichting en het onderhoud van het systeem wordt volledig verzorgd.
Geheel of gedeeltelijk uitbesteden van de personeels- en salarisadministratie is ook mogelijk. U krijgt, afhankelijk van de gemaakte keuze, online toegang tot uw personeels- en salarisadministratie. Bij uitbesteden stuurt u periodiek uw mutaties per mail of op schrift in voor de salarisverwerking. Uw salarisadministratie wordt periodiek voor u verzorgd. De salarisstroken en de overige documenten komen beschikbaar via internet of per post.
Wij willen dat keuzetraject, die veranderingen en verbeteringen en ook het gehele implementatietraject graag samen met u aanpakken. Hierbij zal onze aandacht vooral uitgaan naar: besparingen in tijd en geld, optimale flexibiliteit, eenvoud en efficiency, zekerheid van continuïteit.
Kasis kan ook voor u de volledige uitvoering van de werkzaamheden van de Personeels- en Salarisadministraties gaan verzorgen of laten verzorgen: de inrichting, de invoer, de verwerking, de output, de loonjournaalpost, de loonaangifte, de informatie t.b.v. pensioenfonds.
Loonjournaalpost
Een salarisverwerking brengt vele financiele verplichtingen met zich mee. Een belangrijke resultante van een salarisverwerking en input voor de financiële administratie is de loonjournaalpost. Dit is de financiële vertaling van de periodieke salarisverwerking die moet resulteren in de juiste informatie die wordt opgenomen in de financiële administratie.
Vanuit de loonjournaalpost worden onder andere zichtbaar:
- de totale salariskosten;
- de verschillende kosten- of vergoedingssoorten;
- de mogelijkheden en gevolgen voor de werkkostenregeling;
- de mogelijke reserveringen voor bijvoorbeeld de vakantietoeslag;
- de eventuele verrekeningen;
- de ingehouden premies, de premielasten en de af te dragen premies;
- de ingehouden en af te dragen loonheffingen;
- het verloop van een aantal financiële tussenrekeningen;
- de te betalen netto salarissen.
De opbouw en de inrichting van de loonjournaalpost is dus een belangrijk onderdeel binnen de processen van de salarisverwerking. Kasis kan u adviseren en ondersteunen bij de opbouw en inrichting van een optimale loonjournaalpost.
Systeemintegratie
Binnen een organisatie en zelfs binnen een afdeling kunnen meerdere systemen naast elkaar in gebruik zijn. Denk bijvoorbeeld aan systemen voor:
- de personeelsadministratie;
- de verlof- en tijdregistratie;
- de salarisadministratie en de boekingen van de salarisadministratie in het financiële systeem.
Met de huidige technische mogelijkheden zijn vele systemen aan elkaar te koppelen of zelfs in elkaar te integreren. Hierin zijn dan ook de relevante (digitale) formulieren en processen te betrekken.
Het is zinvol om aan dit issue voldoende aandacht te besteden. Het in gebruik nemen van een nieuw en eventueel geïntegreerd systeem zal natuurlijk een investering vergen, maar daar tegenover kan er ten opzichte van de oude systemen en processen een optimalisering en besparing plaatsvinden. Dergelijke stappen en besluiten vragen om een goed onderzoek en een juiste afweging van zowel de voor- en nadelen als de kosten en baten. Kasis wil u daar graag bij helpen.
