Arbeidsvoorwaarden

Kasis biedt advies en ondersteuning bij wijzigingen of ontwikkelingen op het gebied van arbeidsvoorwaardelijke regelingen, bij het voorbereiden van het relevante overleg tot besluitvorming en draagt zorg voor het implementeren van de bijbehorende nieuwe of gewijzigde processen.

Kasis kan u helpen om een compleet overzicht samen te stellen van alle van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden en de bron waaruit deze voortkomen, een soort van personeelshandboek of Arbeidsvoorwaardenoverzicht. Hiermee heeft u een belangrijk hulpmiddel om uw medewerkers eenvoudig en eenduidig inzicht te geven. De gemaakte afspraken zullen dan voor iedereen helder zijn.

Kasis analyseert uw arbeidsvoorwaardelijke regelingen en biedt advies of ondersteuning bij:

het beantwoorden van vele vraagstukken op het gebied van de toepassing van het wettelijk minimumloon of minimum aantal verlofdagen en op het gebied van CAO’s;
de interpretatie, de toepassing en implementatie van voorschriften uit de cao;
de interpretatie en de toepassing van wettelijke en fiscale regelgeving;
een optimale benutting van fiscale mogelijkheden en voordelen;
het ontwerpen en implementeren van een kostenneutrale regeling met individuele keuzevrijheid voor de werknemer;
het ontwikkelen en implementeren van complete arbeidsvoorwaardenregelingen;
het eenduidig en transparant beschrijven van uw regelingen in een Arbeidsvoorwaardenoverzicht, vooral gericht op het communiceren naar medewerkers;
het vereenvoudigen of kostenneutraal omzetten van uw arbeidsvoorwaardenpakket;
het vergelijken van verschillende cao’s en bedrijfsregelingen (bijvoorbeeld bij fusie of overname) en voorstellen doen tot harmoniseren;
het vereenvoudigen van uw bestaande administratie en het verminderen van uw kosten;
ondersteunende tools voor bijvoorbeeld bruto-netto berekeningen, verlofregistratie en planningen.

Meer informatie

Het pakket arbeidsvoorwaarden bepaalt in de arbeidsrelatie de wederzijdse rechten en verplichtingen, het salaris, de arbeidstijden en verlofrechten, de vergoedingen. Het is belangrijk om in beeld te houden waar de bron van die arbeidsvoorwaarden ligt en hoe er mee moet worden omgegaan.

De wetgever bepaalt voor een aantal arbeidsvoorwaarden een minimum (zoals het minimumloon en de verlofrechten).
Als er in uw branche en voor uw onderneming een CAO van toepassing is, dan dient u die toe te passen voor alle werknemers.
Met alle arbeidsvoorwaardelijke regelingen die van toepassing kunnen zijn, is het belangrijk om deze eenduidig en overzichtelijk in beeld te houden en hierover te kunnen communiceren.
De wetgever bepaalt voor een groot deel hoe de medewerker de arbeidsvoorwaarden mag ontvangen: belast of onbelast. Dit vraagt een blijvend inzicht in en een juiste toepassing van de fiscale regelgeving.

Arbeidsovereenkomsten

U en uw medewerkers maken afspraken over de arbeidsvoorwaarden. Het gaat dan vooral om de duur van het dienstverband, het salaris, de arbeidstijd, de verlofrechten en kostenvergoedingen. Het is voor beiden van belang om te kunnen terugvallen op duidelijke afspraken, helder en correct vastgelegd. Kasis kan u hierbij adviseren en ondersteunen.

Een belangrijke basis is een compleet overzicht van alle arbeidsvoorwaarden en de bronnen (zoals wettelijke regelingen en de rechten en verplichtingen uit de cao) waaruit deze voortkomen: een Arbeidsvoorwaardenoverzicht. Dit is dan een belangrijk middel om uw medewerkers inzicht te geven. Een transparante en duidelijke weergave zal bijdragen aan de tevredenheid van medewerkers en het voorkomt voor u onnodige risico’s. Boetes, schadevergoedingen of loonvorderingen van werknemers kunnen het gevolg zijn van een onjuiste toepassing of uitvoering van de vermeende afspraken. Deze situaties brengen niet alleen nadelige financiële gevolgen met zich mee, maar ze zorgen ook voor veel stress en ongewenste onrust.

Kasis kan, binnen het kader van arbeidsovereenkomsten, advies geven en ondersteunen bij:

het samenstellen van een duidelijk en toegankelijk Arbeidsvoorwaardenoverzicht, een overzicht van alle mogelijke arbeidsvoorwaarden (de eventuele CAO en een bedrijfsreglement voor de aanvullende personeelsregelingen);
een Arbeidsvoorwaardenoverzicht onderbrengen in in een digitale bibliotheek en ontsluiten voor de medewerkers;
het samenstellen van een helder en compleet model van een arbeidsovereenkomst, die volledig aansluit bij de fiscale regelgeving, de arbeidswetgeving en de voor uw organisatie geldende arbeidsvoorwaardelijke regelingen;
het opstellen van nieuwe en het screenen van bestaande arbeidsovereenkomsten;
het geven van uitleg en toelichting op bestaande arbeidsovereenkomsten, voor zowel uzelf als uw medewerkers.

Arbeids- en ontslagrecht

De formele relatie tussen werkgever en werknemer is complex en omvat een veelheid aan onderwerpen. In de arbeidsrelatie zijn vele wettelijke bepalingen van toepassing. Deze regelgeving is niet eenvoudig, maar het is wel van groot belang dat ze juist wordt toegepast. Het arbeidsrecht en het sociaal-zekerheidsrecht omvat voor een groot deel de wet- en regelgeving met betrekking tot het dienstverband.

Meer informatie

Deze wet- en regelgeving bepaalt voor de relatie tussen werkgever en werknemer onder andere: de aard van de arbeidsovereenkomst, gelijke behandeling, de regels voor de beloning of salariëring, de regels voor het verlof en vakantie, het concurrentiebeding, de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte.
Naast algemene bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek spelen in het arbeidsrecht nog andere wetten een rol, zoals de Arbeidstijdenwet, de Wet Werk en Zekerheid, de arbo-wetgeving, de Wet op de Ondernemingsraden en de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst.
Ook is er wetgeving met betrekking tot sociale zekerheid die van invloed is op de arbeidsrelatie: zoals arbeidsongeschiktheid en re-integratie (Wet WIA, Ziektewet) en bij (individuele of collectieve) ontslagen de WW.

Boetes, schadevergoedingen of loonvorderingen van werknemers kunnen het gevolg zijn van een onjuiste toepassing van de regelgeving. Deze situaties hebben niet alleen (zeer) nadelige financiële gevolgen, maar zorgen ook voor stress en onrust binnen de onderneming.

Het proces rondom ontslag of ontbinding van de arbeidsovereenkomst moet altijd aan bepaalde voorwaarden voldoen. Of het nu gaat om:

het ontbinden van een contract van rechtswege of met wederzijds goedvinden;
een aflopende arbeidsovereenkomst of het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd van één van uw werknemers;
een werknemer die onvoldoende functioneert of ontslag op staande voet;
een langdurig zieke werknemer;
ontslag door opzegging of door een uitspraak van de Kantonrechter;
inkrimping (of staking) van uw bedrijfsactiviteiten,

het zijn allemaal zaken waarmee u als werkgever te maken kunt krijgen.

Kasis kan advies bieden over de toepassing van het arbeidsrecht, sociaal-zekerheidsrecht en ontslagrecht, met betrekking tot:

de inhoud van de arbeidsovereenkomst en de wederzijdse rechten en plichten;
de gebondenheid aan een CAO;
de vastlegging en interpretatie van arbeidsvoorwaardelijke regelingen;
het opstellen van vaststellingsovereenkomsten bij beëindiging dienstverband;
het voorbereiden van eindafrekeningen bij einde dienstverband;
dossieropbouw in probleemsituaties (onvoldoende functioneren, ziekteverzuim);
bij alle vraagstukken die zich voordoen op het gebied van het arbeidsrecht en het sociaal-zekerheidsrecht.

Kasis kan u helpen om de weg naar de rechter te voorkomen. Maar als het toch nodig is, weet Kasis welk juridisch advies ingeschakeld moet worden om uw belangen te behartigen (bijvoorbeeld als er sprake is van een arbeidsconflict tussen u en uw werknemer en de weg gegaan moet worden naar de formele instanties zoals kantonrechter of UWV).

Wettelijk Minimumloon

Uw werknemers hebben recht op ten minste het wettelijk minimumloon en op minimaal 8% vakantietoeslag. Het minimumloon geldt voor alle werknemers, vanaf 23 jaar tot aan de AOW-leeftijd. Ook flexwerkers, zoals oproepkrachten, hebben recht op het minimumloon. De wetgever stelt periodiek (ieder half jaar) de hoogte van het minimumloon vast en publiceert die. Het is voor u als werkgever van belang om die aanpassingen te volgen en toe te passen.

Voor jongeren tussen de 15 en 23 jaar geldt het minimumjeugdloon. De hoogte hiervan hangt af van de leeftijd van de werknemer. Het minimaal te betalen loon kan ook worden bepaald door de geldende CAO of een andere arbeidsvoorwaardenregeling waar u als werkgever onder valt. Voor deze beide regelingen zal altijd gelden dat het loon niet lager kan of mag zijn dan in de wettelijke regelingen.

Kasis kan u daarbij helpen.

Vakantie- of verlofrechten

Toekenning van vakantie- of verlofrechten

Een werknemer heeft recht op vakantie met behoud van loon. Het wettelijk aantal vakantie-uren per jaar is minimaal 4 keer het aantal normuren per week. Bij een normale en volledige werkweek van bijvoorbeeld 38 uur is dat dus 4 x 38 = 152 uren per jaar. Is er sprake van werken in deeltijd, dan worden de vakantie-uren naar evenredigheid berekend.

In de CAO van uw branche, of in uw eigen regelingen, kunnen afwijkende afspraken staan over vakantierechten. Die mogen echter niet minder zijn dan het wettelijke aantal. Het meerdere aan vakantie-uren boven het wettelijke aantal wordt bovenwettelijke vakantie-uren genoemd. Deze regelgeving vraagt om een juiste toekenning van verlofrechten en een praktische en overzichtelijke administratie.

Opname en verval van vakantie- of verlofrechten

Uw werknemer moet zijn wettelijke vakantie-uren binnen 6 maanden na het opbouwjaar opnemen. Vakantie-uren die in een kalenderjaar zijn opgebouwd, vervallen dus op 1 juli van het daaropvolgende jaar. Is een werknemer redelijkerwijs niet in staat geweest vakantie op te nemen? Dan geldt de termijn van 6 maanden niet. U kunt met uw werknemer(s) in onderling overleg besluiten de termijn te verlengen. Voor de bovenwettelijke vakantie-uren geldt een vervaltermijn van 5 jaar. Deze termijn geldt ook voor vakantie-uren die voor 2012 zijn opgebouwd.

Uw werknemers kunnen daarnaast gebruikmaken van verschillende wettelijke verlofregelingen. Dit zijn mogelijkheden voor verlof (al dan niet met behoud van salaris of uitkering) die verband houden met bepaalde omstandigheden, zoals zwangerschap en bevalling, ouderschapsverlof, zorgverlof. Deze verlofregelingen staan genoemd en uitgewerkt in de Wet Arbeid en Zorg (WAZO). In de CAO's kunnen afwijkende en aanvullende regels staan. U kunt met uw werknemers ook individuele afspraken maken.

Deze regelgevingen vragen om een praktische en overzichtelijke registratie van verlofopnames. Kasis kan voor u de gehele regeling met betrekking tot toekenning van verlofrechten en verlofopname op een overzichtelijke en praktische manier in kaart brengen en van hulpmiddelen voorzien.

Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CAO's)

Organisaties van werkgevers en werknemers leggen in een CAO afspraken vast over lonen en andere arbeidsvoorwaarden. De overheid is hierbij geen partij. Wel kunnen de door wettelijke regelingen vastgestelde minima een rol spelen bij de uitwerkingen van de CAO. Is er een CAO van toepassing, dan is het noodzakelijk om dat te vermelden in de individuele arbeidsovereenkomsten met uw werknemers.

Meer informatie

CAO's kunnen per onderneming of per bedrijfstak worden afgesloten.

Het is belangrijk om de eventuele verplichting tot het toepassen van een CAO te kennen en te weten welke verplichtingen de CAO dan met zich meebrengt.
Het is belangrijk om te voorkomen dat u, door de CAO niet of onjuist toe te passen, achteraf met (financiële) claims van uw werknemers te maken krijgt.
Veelal zal een cao zonder meer voldoen aan het wettelijk minimumloon en het minimum aantal verlofdagen. Daarnaast zal een CAO nog een aantal andere elementaire zaken regelen.

Een verplichte toepassing van de CAO geldt:

als u deze als werkgever zelf hebt afgesloten met de vakbonden;
als u lid bent van een werkgeversorganisatie die een CAO heeft afgesloten;
als er in de branche een bedrijfstak-CAO is die algemeen verbindend verklaard (AVV) is. De cao geldt dan automatisch voor alle werkgevers in de bedrijfstak.

Periodieke onderhandelingen tussen de betrokken CAO-partijen kunnen leiden tot een nieuwe CAO met een bepaalde looptijd.

Belangrijk onderdeel van deze onderhandelingen is de collectieve loonstijging en de aandacht voor actuele maatschappelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen in de arbeidsverhoudingen. Daarnaast spitsen de onderhandelingen zich toe op de ontwikkelingen op het gebieden zoals de arbeidsduur, vakantiedagen, roosters, variabele beloning en vergoedingen, scholing, balans tussen werken en privé, het nieuwe werken (HNW). De laatste jaren is een belangrijk thema de duurzame inzetbaarheid.

Als er sprake is van een minimum-CAO, dan mag u hiervan afwijken als dit in het voordeel is voor uw werknemers. Van een standaard-CAO mag u niet afwijken.

Veel brancheorganisaties bieden de CAO voor hun branche op de eigen website aan. Met een correcte verwijzing hiernaar maakt u die informatie voor uw medewerkers eenvoudig toegankelijk.

Kasis kan u advies bieden en ondersteunen bij de juiste toepassingen van de regels uit de wetgeving en de CAO, zo mogelijk met praktische hulpmiddelen in Excel.

Arbeidsvoorwaardenoverzicht

Arbeidsvoorwaardelijke regelingen kunnen vanuit verschillende bronnen ontstaan en ook nog op verschillende wijze onder andere regelgeving vallen (bijvoorbeeld fiscaal). Het is al snel wenselijk om een zo volledig en helder mogelijk overzicht te hebben van alle arbeidsvoorwaarden. Dit is voor uzelf prettig en praktisch, en dat geldt ook in de communicatie en duidelijkheid naar uw werknemers.

De wijze waarop een dergelijk overzicht (laten we het een 'Arbeidsvoorwaardenoverzicht' noemen) wordt opgesteld en gepresenteerd kan divers zijn, afhankelijk van de complexiteit en de technische mogelijkheden. Dit kan variëren van enkele A4-tjes, al dan niet in combinatie met een cao in een papieren versie, tot een toegankelijke en overzichtelijke weergave via een web-portal. Het spreekt voor zich dat hierbij ook alle aandacht gericht moet zijn op een adequaat proces van onderhoud. Wij willen u hierbij graag helpen.

Vaak is een aantal aspecten van het arbeidsrecht en de sociale zekerheid ook uitgewerkt in de cao of arbeidsvoorwaardenregeling. Belangrijk is dat deze teksten ook correct worden opgenomen in het 'Arbeidsvoorwaardenoverzicht' en bij de uitvoering goed toegepast worden.

Kasis kan u advies bieden en ondersteunen bij het uitwerken, vormgeven en eventueel onderhouden van een Arbeidsvoorwaardenoverzicht.

Dossieropbouw

Als u als werkgever moet overgaan tot ontslag, is het belangrijk te beschikken over een volledig en correct bijgehouden personeelsdossier. Alle documenten kunnen bij een conflict over het ontslag dienen als bewijsmateriaal, zowel voor de werkgever als werknemer.

De relevante documenten in het dossier die de arbeidsrelatie aangaan kunnen zijn: de arbeidsovereenkomst, eventuele aanvullingen of wijzigingen in de arbeidsovereenkomst, van toepassing zijnde arbeidsvoorwaardelijke regelingen, taakomschrijving, huisregels, loopbaangegevens, verslagen van functionerings- of beoordelingsgesprekken, diverse soorten correspondentie of mailverkeer, waarschuwingen of aanzeggingen.

Bij ontslag door bijvoorbeeld disfunctioneren zal dat disfunctioneren voldoende uit het dossier moeten blijken. Onvoldoende meewerken in het zoeken naar oplossingen om werkhervatting mogelijk te maken kan ook een reden zijn voor ontslag. Ook dit dient voldoende uit het dossier te blijken.

Voor u is het dus van belang om steeds alert te zijn op zaken die in het personeelsdossier kunnen of moeten worden opgenomen.

Harmoniseren van arbeidsvoorwaarden

Een fusie of overname is vaak gebaseerd op financieel-economische overwegingen. Een niet te onderschatten aspect van een fusie of overname is de impact op het arbeidsvoorwaardelijke en personele vlak. Er kunnen vanuit de verschillende achtergronden tal van verschillen bestaan, zoals ongelijke beloning voor vergelijkbare functies, verschillen in pensioenregelingen. Het spreekt voor zich dat zoiets in de nieuwe of samengevoegde organisatie niet wenselijk is.

Een ongewijzigde samenvoeging van de bestaande arbeidsvoorwaardenpakketten kan administratief tot veel problemen en onoverzichtelijke situaties leiden, en de medewerkers kunnen de verschillen als onrechtvaardig of bedreigend ervaren.

Het oplossen van dit soort verschillen in arbeidsvoorwaarden kan grote financiële consequenties hebben. Het is zaak om, nog voor de fusie, de verschillende pakketten arbeidsvoorwaarden in kaart te brengen en te vergelijken, en zo mogelijk hiervoor al keuzes te maken: harmoniseren of integreren. Dat bevordert ook het proces van samensmelting en het geeft helderheid over de kosten van het sociale deel van de operatie.

Het is belangrijk om het harmoniseren of integreren van arbeidsvoorwaarden zo snel mogelijk door te voeren. Immers, totdat er een nieuwe cao of arbeidsvoorwaardenregeling is overeengekomen, blijft voor iedere werknemers zijn persoonlijke oude regeling onverkort van kracht. Verschillen in arbeidsvoorwaarden voor collega’s die na de fusie of bedrijfsovername vergelijkbaar werk doen vallen niet meer uit te leggen, dat knaagt ook aan de onderlinge verhoudingen en motivatie.

Kasis kan u advies bieden en ondersteunen bij het harmoniseren van arbeidsvoorwaardelijke regelingen:

door analyses uit te voeren en de verschillen te kwantificeren,
door adviezen te geven voor vereenvoudiging, uniformiteit en inpassing in de fiscale regelgeving,
door voorstellen te formuleren voor besluitvorming,
door bij te dragen aan de communicatie, de implementatie en de uitvoering.

Meer informatie

Een uitgangspunt kan zijn dat de nieuwe arbeidsvoorwaarden gelijkwaardig moeten zijn aan die van het oude pakket. Dat klinkt logisch, rechtvaardig en eenvoudig, maar in de praktijk is dat moeilijk te realiseren. Vakbonden proberen vaak de gelijkwaardigheid te interpreteren als het overnemen van de gunstigste versie van elke arbeidsvoorwaarde uit de verschillende samen te voegen regelingen. En daar hangt natuurlijk een prijskaartje aan. Een belangrijk issue binnen deze trajecten is het bestaan van verschillende pensioenregelingen.

De individuele medewerkers kunnen ten aanzien van een bepaalde arbeidsvoorwaarde ieder eigen voorkeuren en belangen hebben.

Eén uniform arbeidsvoorwaardenpakket voor alle werknemers heeft vele voordelen en is van groot belang:

het voorkomt onrust in de organisatie doordat gelijke arbeid gelijk beloond wordt,
er is eenvoudiger en eenduidiger te communiceren,
er is beter te sturen op personele kosten,
de administratie is eenvoudiger en daardoor is de administratieve last altijd kleiner,
voor een breed draagvlak onder de werknemers,
voor het bereiken van een (nieuwe) gezamenlijke cultuur.

Het proces van harmonisatie of integratie van arbeidsvoorwaarden is een complex traject. In enkele grote stappen moet het volgende gebeuren:

op het hoogste niveau de uitgangspunten vaststellen wat passende arbeidsvoorwaarden voor de fusieorganisatie zijn,
gedetailleerd inventariseren van alle arbeidsvoorwaarden en ze indelen in categorieën,
een goede vergelijking maken van de verschillende pakketten het kwantificeren van alle arbeidsvoorwaarden (inclusief functiegebouw, beloningsstructuur, pensioenregeling),
het opstellen van een harmonisatie- dan wel integratievoorstel, vanuit de categorie-indeling mogelijk al met een oplossingsrichting, inclusief een hardheidsclausule,
het voorstellen van een overgang naar een andere pensioenregeling, al dan niet met noodzakelijke aanvullende garanties,
het becijferen van de kosten van het totale voorstel,
het bespreken van en onderhandelen over het voorstel (het gaat om wijzigen van de arbeidsvoorwaarden, werknemers kunnen grote invloed uitoefenen),
het implementeren van en communiceren over de nieuwe situatie.